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How-To: Room Mailboxen konfigurieren

EXCHANGE SERVER

Die mit Exchange Server 2007 eingeflossenen Erweiterungen für Room Mailboxen sollten wenn möglich ja auch eingesetzt werden.Nachfolgend werden einige cmdlets erläutert, welche bei der Konfiguration dieser Ressourcen behilflich sein können. Die Default-Werte sind grundsätzlich allerdings nicht schlecht und reichen bei „normalen Anforderungen“ auch bereits aus.

Eine Liste mit sämtlich angelegten Room-Mailboxen kann mit dem cmdlet “Get-Mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox” erstellt werden. Die Eigenschaften einer spezifischen Ressource wird mit “Get-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" | fl” ausgegeben.

Konfiguration

Damit Appointments automatisch verarbeitet werden können, muss AutomateProccesing von “AutoUpdate” auf “AutoAccept” gesetzt werden: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -AutomateProcessing:AutoAccept

In einem nächsten Schritt, sollten die Stellvertreter (Delegates) definiert werden. Diese können zukünftig Appointments genehmigen, oder zurückweisen. Dazu ist folgende Konfiguration notwendig: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -ResourceDelegates "Max Muster"

Damit nicht Jeder das Sitzungszimmer buchen kann, besteht die Möglichkeit von Policies. In der nachfolgenden Konfiguration müssen sämtliche Besprechungsanfrage durch die Stellvertreter bewilligt werden: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -AllBookInPolicy:$False -AllRequestOutOfPolicy:$False -AllRequestInPolicy:$True

In dieser Konstellation muss natürlich sichergestellt sein, dass die Anfragen an die Stellvertreter weitergeleitet werden. Dies wird über dieses cmdlet gesteuert: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -ForwardRequestsToDelegates:$true

Sollte übrigens ein User (CEO) oder eine Group (Board of Directory) uneingeschränkten Zugriff auf die Ressource haben, kann diese in der Option “-AllRequestOutOfPolicy” eingetragen werden.

All-In-One

Natürlich kann diese Konfiguration auch in einem Schritt getätigt werden: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -AutomateProcessing:AutoAccept -ResourceDelegates "Max Muster" -AllBookInPolicy:$False -AllRequestOutOfPolicy:$False -AllRequestInPolicy:$True -ForwardRequestsToDelegates $true

In diesem Beispiel wird “Max Muster“ als Stellvertreter für den “Meeting Room Zürich” definiert. Sämtliche Besprechungen werden automatisch als Anfragen behandelt und niemand kann direkt die Ressource buchen. Diese Besprechungsanfragen werden an den definierten Stellvertreter “Max Muster” weitergeleitet.

In OWA sieht diese Einstellung wie folgt aus:
Automatisch Besprechungsanfragen und Absagen verarbeiten : Aktiviert
Diese Benutzer können die Terminplanung automatisch durchführen, wenn…: Benutzer und Gruppen (leer)
Diese Benutzer können eine Anfrage zur manuellen Bestätigung übermitteln, wenn…: Alle
Diese Benutzer können die Terminplanung automatisch durchführen, wenn…: Benutzer und Gruppen (leer)
Immer an Stellvertretung weiterleiten : Aktiviert
Diese Anfragen immer mit Vorbehalt annehmen : Aktiviert

Wenn die Konfiguration in Outlook Web Access vorgenommen werden soll, muss zusätzlich dem Room-Manager “FullAccess” auf die Room Mailbox erteilt werden: Add-MailboxPermission -Identity "Meeting Room Zürich" -User "Max Muster" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Eine Info am Rande, diese Meldung spricht wohl für sich:

Sie haben diese Besprechungsabsage im Auftrag von Meeting Room Zürich erhalten. Outlook Web Access unterstützt keine Antworten auf Besprechungseinladungen, die im Auftrag von anderen Benutzern empfangen wurden. Verwenden Sie Microsoft Outlook, um diese Besprechungseinladung zu verwalten.

Clean up

Die Stellvertreter können auch auf einfach Art und Weise entfernt werden… Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room Zürich" -ResourceDelegates:$null

…dies funktioniert auch für die Benachrichtigung: Set-MailboxCalendarSettings "Meeting Room London" -AdditionalResponse:$null

Weitere Informationen

  • Microsoft Support KB 930865: Error message when you try to accept a meeting request on behalf of an Exchange Server 2007 resource mailbox

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About the Author

Michel Luescher is a solution architect in the worldwide Datacenter & Cloud Infrastructure Center of Excellence (CoE) at Microsoft Corporation based out of Zurich, Switzerland. Primarily, Michel is focused on hybrid cloud solutions (Hyper-V, System Center and Microsoft Azure). In addition Michel is speaker, blogger and author of several books.

Comments (2)

  • Bernd says:

    Danke für diese tolle Anleitung.
    Wenn ich jetzt einen 2 Stellvertreter hinzufügen möchte, schicke ich den Befehl:
    Set-MailboxCalendarSettings “Meeting Room Zürich” -AutomateProcessing:AutoAccept -ResourceDelegates “Max Muster” -AllBookInPolicy:$False -AllRequestOutOfPolicy:$False -AllRequestInPolicy:$True -ForwardRequestsToDelegates $true

    nochmal ab. Dann wird aber der 1. Stellvertreter wieder gelöscht. Wie lautet der Befehl wenn ich einen zusätzlichen Stellvertreter hunzufügen möchte?

    Danke für die Info

     
  • Spätschicht says:

    Exchange 2007
    Frage: Wie kann ein Verwalter einer roommailbox einen Termin bzw. Besprechung Absagen?

    -Bisher konnte ich nur finden, das der Verwalter den Termin absagt aber nur der Organisierer informiert wird aber nicht die Miteingeladenen User.
    -Der Verwalter kann zwar eine Email an alle senden aber damit nicht die Besprechung bzw. Termin absagen, sodas dies auch Kalenderkompatibel ist.

     

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