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E-Mail Flut stoppen, mit “Email Prioritizer”

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Wer kennt das nicht, fast schon im Minuten Takt erreichen E-Mails den Posteingang, welche immer wieder die Konzentration stören und einem von wichtigen Aufgaben ablenken. Mit dem Abstellen von Newsletter und dem konsequenten Löschen von Spassbotschaften wird man der E-Mail Flut nicht Herr. Um die Welle elektronischer Nachriten wirksam in Bahnen zu lenken, ist grosse Selbstdisziplin erforderlich.

Microsoft Office Labs hat sich diesem Problem angenommen und nun ein kostenloses Tool für Microsoft Office Outlook 2007 entwickelt welches einem wieder einen geordneten Tag verschaffen kann, der “Email Prioritizer”. Mit diesem Addon-On wir Outlook um den Button “Do not disturb” erweitert.

E-Mail Flut stoppen, mit "Email Prioritizer"

Diese Funktion stoppt wahlweise den Empfang von E-Mails von 30 Minuten bis zu 4 Stunden. Die Mailbox, welche sich auf einem Exchange Server befinden werden muss, empfängt im Hintergrund weiterhin sämtliche E-Mails – Wichtig, es gehen keine E-Mails verloren!

Source

Die Source für den Email Prioritizer kann direkt im Microsoft Download Center heruntergeladen werden, zum Download… Wichtig! Natürlich gibt es andere Lokationen welche weitere Downloads anbieten, es sollte allerdings nur offizielle Builds und Download Centers aufgesucht werden. Zitat Forrest Gump: “Man weiss nie, was man kriegt.”

  • Version: –
  • Date Published: 2009-04-13
  • Language: English
  • Format: *.exe
  • Publisher: Microsoft
  • License: Freeware, erfordert Microsoft Office Outlook

Um effizient mit E-Mails zu arbeiten, reicht allerdings ein Stück Software alleine nicht aus, ein Anwender braucht zudem viel Disziplin. Nachfolgend noch ein paar einfache Tipps zum E-Mail Management:

  • Delete (löschen): Wenn die E-Mail unwichtig ist, dann lösche sie. Enthält die Nachricht wichtige Informationen, so kann sie auch in einen Archivordner verschoben werden. Dieses Verzeichnis muss allerdings immer regelmässig aufgeräumt werden, etwa wenn Projekte abgeschlossen sind.
  • Do (erledigen): Wenn die E-Mail in zwei Minuten erledigt werden kann – aber nur dann -, beantworte sie sofort. In zwei Minuten kann bereits erstaunlich viel abgearbeitet werden.
  • Delegate (delegieren): Wenn die E-Mail für jemand anderen ist, delegiere sie. Der Absender sollte eine Antwort bekommen, der korrekte Empfänger eine Kopie dieser Antwort. Damit ist die Angelegenheit erledigt.
  • Defer (zurückstellen): Wenn die E-Mail mehr als zwei Minuten erdordert, stell sie zurück. E-Mail Programme – wie Microsoft Outlook – enthalten schon Funktionen, mit denen der Benutzer sich eine First setzen kann, innert der die Antwort geschickt werden muss. Alternativ kann die Nachricht nicht als gelesen markiert werden.

Am einfachsten plant man fixe Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails ein. So verfügt man über viel Zeit, welche “ungestört” für die eigentliche Arbeit eingesetzt werden kann:

E-Mail Flut stoppen, mit "Email Prioritizer"

Email Prioritizer soll also im Grunde dafür sorgen, dass der User nicht immer von seinen wichtigen Aufgaben abgelenkt wird. Ein Tool, kombiniert mit Selbstdisziplin kann schon viel zur Steigerung der Effizienz beitragen.

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About the Author

Michel Luescher is a solution architect in the worldwide Datacenter & Cloud Infrastructure Center of Excellence (CoE) at Microsoft Corporation based out of Zurich, Switzerland. Primarily, Michel is focused on hybrid cloud solutions (Hyper-V, System Center and Microsoft Azure). In addition Michel is speaker, blogger and author of several books.

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